Регламентация
Регламентация – описание и нормативное закрепление порядка выполнения какого - либо процесса. Краеугольный камень в организации бизнеса. Такое описание процесса может быть выполнено в виде таблицы, моделей (схем), справочника операций, текстового документа (регламента), «гибридных» документов в виде схем, помещенных в таблицу с пояснениями или дополнительной информацией, и т.д. С нашей точки зрения, создание текстового регламента наиболее предпочтительно, особенно если приложениями к нему являются блок – схемы.
Однако – если пытаться сформулировать обобщенно - вне зависимости от формы написания регламента он должен содержать информацию о том, кто, что, когда (в течение какого времени) и как делает для того, чтобы соответствующий процесс был выполнен с требуемым уровнем качества, в заданные сроки и с интенсивностью труда немного выше средней. Такой регламент в обязательном порядке увязывается с действующими отраслевыми и локальными нормативными актами.
Зачем нужна регламентация? Здесь начнем нудно перечислять, загибая пальцы. Но без этого никак. Ведь аргументов за ее проведение много, можно запутаться или что- то пропустить.
1. Снижение издержек, существенное и относительно безболезненное. Как ни странно на первый взгляд, но это один из основных итогов регламентации. Достигается за счет элементарного наведения порядка во всем, что касается способов выполнения, сроков и результатов работ. Прежде всего сокращается общее время выполнения работ (в некоторых случаях на 15-20%). И дело здесь не только в том, что в ходе регламентации что- то унифицируется, что-то – переосмысливается, выявляются и внедряются оптимальные способы работ (у консультантов иногда этот процесс называется «формирование модели «as is +»). Просто само регламентирование заставляет исполнителя дисциплинироваться. Аналогично тому, как попытка делать самофотографию рабочего времени заставляет по-новому взглянуть на собственный подход к работе.
2. Стандартизация, качество. Создание регламента (справочника по выполнению) процесса дает уверенность, что при наличии добросовестного исполнителя с минимально необходимым уровнем квалификации такой процесс может быть выполнен по меньшей мере «на четыре с минусом». При этом высвобождается время руководителя, которому не нужно осуществлять мелочный пооперационный контроль.
3. Оптимизация, улучшение межфункционального взаимодействия. Регламентация может стать хорошей основой для оптимизации, поскольку в ходе нее обязательно создается модель процессов «as is» ("как есть"), с которой и начинается кропотливый, но благодарный процесс улучшений. Если в описываемый процесс вовлечено несколько подразделений – нужно выявлять и ликвидировать узкие места в их взаимодействии. Хочешь - не хочешь, а для этого нужно встречаться с представителями всех заинтересованных подразделений, инициировать решения, принятие которых долгое время откладывалось.
4. База знаний процессов организации. Связано с п.2. Только дополнительно в расчет надо принимать то, что, создав такую базу, организация заметно уменьшает зависимость от «ключевых сотрудников» - зачастую носителей уникальных знаний. А это, согласитесь, немаловажно. Кроме того, при временном отсутствии сотрудника наличие пошагового алгоритма выполнения его функций – прекрасное подспорье для тех, кто его замещает.
5. Нормирование (укрупненное) как способ установления разумной меры во всем, что касается необходимых ресурсов. Пункт тесно связан с п. 1, поскольку также предполагает существенную экономию затрат. Часто оказывается, что наши представления о том, сколько требуется финансов, времени, сотрудников для выполнения процессов (функций), давно не соответствуют действительности. Уточнения, сопутствующие работам по регламентации, помогают выявить и исправить такие несоответствия.
6. Адаптация, обучение и аттестация. Качественный регламент - как справочник - гид по выполнению процессов - неоценимое подспорье при адаптации вновь принятых сотрудников. Он позволяет уверенно и относительно безболезненно влиться в рабочий процесс. Кроме того, при правильной постановке кадровой работы, писаные инструкции по выполнению процессов позволяют поддерживать в актуальном состоянии должностные инструкции и положения о подразделениях, проводить внутреннее обучение и аттестацию, а также, исходя из содержания работ, формулировать квалификационные требования к сотрудникам, разрабатывать профили должностей.
7. Автоматизация. «Не автоматизируйте хаос» - одна из непреложных истин, сформулированных по итогам бесчисленного множества ИТ – проектов. Справиться с этим хаосом и помогает регламентация, обеспечивая упорядоченность. Кроме того, вполне вероятно, что в ходе регламентации с попутной корректировкой процессов с точки зрения здравого смысла, будут выявлены и ликвидированы избыточные. В этом случае задачи автоматизации (если она предполагается) существенно упростятся.
Итак, регламентация - нужный и благодарный труд. Он не приводит к взрывному росту прибыли в финансовом выражении, однако существенно увеличивает управленческую, поскольку позволяет упорядочить деятельность, повысить управляемость компании, создать предпосылки для её дальнейшего развития.
Подходы к регламентации могут быть разными. Регламент может устанавливать общий (рамочный) порядок выполнения, а может содержать пошаговое описание действий. Кроме того, можно регламентировать отдельные процессы, а можно провести комплексную регламентацию. Во втором случае вначале описываются общие вопросы управления, затем - порядок выполнения основных, вспомогательных и обеспечивающих процессов.
Вне зависимости от целей регламентации и выбранного Вами подхода "Мастерская Бизнеса" проведет её быстро, качественно, по разумным ценам. Если Вас заинтересовали наши услуги - обратитесь к нам, используя контактную информацию.